Прошу обеспечить рабочее место

В наше время сложно представить себе какого-либо офисного сотрудника, которому бы не требовался компьютер. Легче представить, что человеку может не понадобиться дырокол или антистеплер.

Тем серьезнее неудобство, которое испытывает служащий, если девайс вдруг начал «капризничать» , давать сбои в работе, сломался или же вам его попросту не выдали. Выход один – просить у руководства помощи. Конечно, это делается с помощью служебной записки. Ниже в статье мы рассмотрим, как написать служебную записку на покупку компьютера или его ремонт при неисправности по образцу.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15 . Это быстро и бесплатно !

В каком случае требуется?

В любом, если выданный вам рабочий компьютер вас подводит – например, стал сбоить, ему требуется покупка запчастей для ремонта из-за неисправности, он вдруг стал выключаться. Может быть и такое, что вам его забыли выдать.

Последнее весьма распространено в фирмах , где на пару сотрудников выдается одна машина (особенно если первый является полноправным специалистом, второй – помощником, фактически на должности курьера, либо второй сотрудник находился на испытательном сроке).

Тем не менее, требуют и своевременно заносить данные в базу, и формировать отчетность – ежедневную, еженедельную и ежемесячную и все это отправлять руководству вовремя. И не было бы никаких проблем, если бы у второго работника не было бы своих надобностей, осуществимых с помощью компьютера.

Словом, ясно, что компьютер вам нужен. Следующий этап – переговоры. Обговорите ситуацию сначала устно. По крайней мере, проясните, имеет вам смысл писать что-то директору или нет.

Может быть, в этой организации в принципе такая практика – один компьютер на двух сотрудников, и распространяется это не только на испытательный срок – то есть просить вам попросту бесполезно.

Тогда лучше приносить свой гаджет на работу, если вам экстренно понадобится обратиться к искусственному интеллекту.

Может быть, это не сам генеральный директор или глава филиала, а руководитель айти-службы (что обычно и бывает).

Руководителю предприятия служебную записку адресуют, если айти-служба отказалась выполнить вашу просьбу, но это будет уже служебная записка совершенно другого типа.

Основные правила написания

Служебка на приобретение, замену или о неисправности может быть подана как в электронном, так и в «бумажном» виде.

Единого установленного стандарта для нее не существует, но в отдельных фирмах есть принятые шаблоны – их можно найти в локальной документации или папке «Шаблоны» корпоративной электронной почты.

О чем бы ни шла речь такой документ будет содержать:

  • полное название фирмы;
  • наименование подразделения;
  • кому адресовано и от кого (с указанием должностей) – например: генеральному директору ЗАО «Астрал» Сидорову Петру Никифоровичу от секретаря Важновой Н. П.;
  • заголовок – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА;
  • регистрационный номер;
  • информационная часть текста – вы ставите в известность руководство, что у вас нет основного рабочего инструмента – компьютера (не выдали, сломался, подлежит замене);
  • просьба выдать или приобрести компьютер;
  • дата, подпись с расшифровкой.

Начинается такой документ, как и все остальные – с «шапки». Она оформляется в правом верхнем углу документа. Как уже говорилось, адресатом скорее всего будет не глава фирмы, а руководитель айти-службы вашего предприятия. Уточните этот вопрос перед написанием.

Далее, по центру – заголовок, ниже текст. Информационная часть начинается со слов «Довожу до Вашего сведения, что…» – и далее пишете, что у вас случилось, в зависимости от ситуации. Например, вам выдали старый компьютер, который вообще не работает или постоянно выключается и его требуется заменить.

Если вам просто не выдали машину, в информационной части нужно дать понять, что работа простаивает из-за отсутствия у вас компьютера, например, что вы были приняты на работу уже два дня назад и за это время вам все еще не выделили персональный компьютер. Далее следует просьба, затем подпись и дата написания.

При оформлении документа следует придерживаться делового стиля речи, выражаться коротко и строго по сути вопроса. Нужно избегать чересчур длинных и сложных предложений, чем меньше потребуется вам слов, чтобы объяснить суть ситуации и что вам нужно – тем лучше вас поймут и тем быстрее откликнутся.

Если вы в чем-то не уверены, например, как правильно писать то или иное слово или где поставить запятую – используйте другой термин, более понятный, постройте более короткое предложение.

Категорически недопустимы лексические злоупотребления, пренебрежение деловой этикой, использование просторечных, слэнговых оборотов (даже если в коллективе этой компании данная лексика широко используется и всем понятна), тем более – обсценных.

Получатель отвечает обычно в самое короткое время после получения. Если же ответа не последовало, нужно убедиться, что документ вообще был принят канцелярией или кадровой службой, либо электронное письмо дошло до адресата по корпоративному е-мэйлу.

Для того, чтобы избежать этого, нужно дожидаться, пока на вашей бумаге не поставят отметку о принятии или пока вам не придет уведомление о том, что адресат прочел сообщение.

Приведем конкретный пример такой записки:

Петрову Ивану Сидоровичу

от координатора отдела продаж Светиной С.М.

Довожу до вашего сведения, что я была принята на работу в должности координатора продаж 23.03.2016 и по настоящее время мне не выдали рабочего компьютера, в связи с чем я пользуюсь компьютером коллеги. Это ставит под угрозу оперативность моих отчетов руководству.

Прошу вас выдать мне персональный компьютер

Светина Светлана Михайловна (подпись)

26 марта 2016 года.

Стесняться просить руководство о покупке, выдаче, ремонте или замене вашего компьютера не нужно – ведь это, если можно так выразиться, ваше рабочее место. Нужно только знать, как сделать это правильно, то есть написать служебную записку и убедиться в факте ее принятия. Чем быстрее адресат прочитает вашу записку, тем быстрее решится ваша ситуация.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)

Порядок организация офисного рабочего места нового сотрудника

1.1 Назначение

Требования документа должны знать руководители всех структурных подразделений ООО «ХХХ».

1.2 Нормативные ссылки

1. Порядок «Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения», ПР-429 от 31.05.2001.

2. Положение «Положение о работе с персоналом ГП ООО «ХХХ» (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения)», П. HR-306 от 27.09.2001.

3. «Положение о постановке на учет и перемещении товарно-материальных ценностей в ООО «ХХХ», П-393 от 07.08.2003.

4. Процедура «Выдача ТМЦ со склада МЦ ООО «ХХХ», ПЦ. PA-177.06 от 25.01.2006.

5. Порядок «Подбор персонала в ГП ООО «ХХХ», ПР. HR-808.06 от 02.05.2006

6. Инструкция «Обеспечение телефонной связью и внесение изменений в конфигурацию АТС в ГП ООО «ХХХ», И. РА-393.05 от 26.10.2005.

7. Порядок «Адаптация новых сотрудников», ПР. HR-819.06 от 16.06.2006.

1.3 Термины и определения, сокращения

PTEL – Телефонный справочник ООО «ХХХ»;

Центр закупок (ЦЗ) — подразделение ГП ООО «ХХХ», отвечающее за приобретение определенного вида ТМЦ[1];

АИС – автоматизированная информационная система;

ГИБ ОБ – Группа информационной безопасности Отдела безопасности;

ГП – головное предприятие ООО «ХХХ»;

ГСТПП ОСТО – Группа системно-технической поддержки пользователей ОСТО;

«Кадры» — программный продукт, предназначенный для учета кадров;

МЦ – Материальные ценности;

ОПерс – Отдел персонала;

ОБ – Отдел безопасности;

ОСТО – Отдел системно-технического обеспечения;

ОУИ – Отдел управления инфраструктурой;

ПО – программное обеспечение;

ООО «ХХХ» — ООО «ХХХ».

1.4 Условия отмены требований Порядка

Действие документа может быть отменено Распоряжением Генерального директора ООО «ХХХ» или введением в действие заменяющего ВНД.

2.1 Имеется офисная площадь для организации рабочего места нового сотрудника.

2.2 На складе МЦ имеется необходимая для организации рабочего места мебель[2].

2.3 Руководителем подразделения получен из ОПерс положительный результат проверки кандидата Отделом безопасности, отраженный в форме РЕК-1.

2.4 Руководителем подразделения принято положительное решение о приеме кандидата на вакантную должность.

3.1 Оформление заявок на оснащение рабочего места

3.1.1 Оформление заявок на предоставление технических средств и мебели, доступа в АИС, установку ПО, выделение нового внутреннего номера осуществляет руководитель подразделения, принимающего нового сотрудника (далее — руководитель) совместно с администратором (секретарем) подразделения (либо выполняет лично).

3.1.2 Руководитель после получения из ОПерс положительного результата проверки кандидата Отделом безопасности, отраженным в форме РЕК-1, в течение рабочего дня:

— оформляет служебную записку (форма К-3) о выходе кандидата на работу согласно п. 3.17 ПР. HR-808.06;

— информирует ОПерс о дате выхода кандидата на работу согласно п. 3.21 ПР. HR-808.06;

— дает устное распоряжение Администратору (секретарю) подразделения (либо выполняет лично) заполнить формы:

· КС-1 (форма введена Порядком ПР-429) на установку ПО и предоставление доступа в АИС согласно ПР-429;

· ТМЦ-4 (форма введена Порядком П-393) на предоставление технических средств (телефонного аппарата и персонального компьютера);

· ТМЦ-4 на предоставление мебели (стол, стул), имеющейся на складе МЦ;

· АТС-1 на выделение нового внутреннего номера согласно Инструкции И. РА-393.05;

— визирует заполненные формы КС-1, ТМЦ-4, АТС-1.

3.2 Передача форм КС-1, ТМЦ-4, АТС-1 на исполнение

3.2.1 Администратор (секретарь) подразделения передает:

— форму КС-1 новому сотруднику в день его выхода на работу для согласования в ГИБ ОБ (п. 3.5);

— формы ТМЦ-4 в ЦЗ[3] в течение рабочего дня после визирования руководителем;

— АТС-1 для согласования и исполнения в ОСТО в течение рабочего дня после визирования руководителем.

3.2.2 Администратор (секретарь) подразделения в течение часа заносит в Лист контроля подготовки офисного рабочего места нового сотрудника (далее – Лист контроля) (Приложение А) информацию о заполнении и передаче заявок.

3.3 Предоставление технических средств и мебели

Предоставление технических средств и мебели для оснащения офисного рабочего места нового сотрудника осуществляется в соответствии с пунктами 3.2 и 3.5 Процедуры ПЦ. PA-177.06.

% Нормативное время выполнения действия по предоставлению технических средств: в течение 1 рабочего дня.

% Нормативное время выполнения действия по предоставлению мебели (при наличии мебели на складе, а также возможности доставки собственными силами подразделения, получающего ТМЦ): в течение 1 рабочего дня после получения заведующим складом МЦ формы ТМЦ-4, утверждённой начальником ЦЗ.

3.4 Выделение нового внутреннего номера

Выделение нового внутреннего номера осуществляется в соответствии с Инструкцией И. РА-393.05.

% Нормативное время предоставления услуги при наличии технической возможности не более 2 часов.

3.5 Предоставление доступа в компьютерную сеть и установка программного обеспечения

3.5.1 В день выхода на работу новый сотрудник проходит инструктаж по использованию технических средств и компьютерной сети в ГИБ ОБ, после успешного прохождения инструктажа получает в ГИБ ОБ разрешение на доступ в АИС и передает КС-1 в ОСТО на исполнение.

3.5.2 Предоставление доступа в компьютерную сеть и установка программного обеспечения осуществляется в соответствии с ПР-429.

% Нормативное время предоставления услуги – 1 день.

% Настройка внутренней и внешней почты осуществляется ответственным сотрудником ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу.

3.6 Занесение информации о новом сотруднике в PTEL

3.6.1 Информацию о новом сотруднике в ПО «Кадры» заносит ответственный сотрудник Группы учета и статистики кадров ОПерс в день выхода нового сотрудника на работу, после чего эта информация автоматически отражается в PTEL.

3.6.2 Данные о присвоенном внутреннем телефонном номере нового сотрудника вносит ответственный сотрудник Группы телекоммуникаций ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу.

3.7 Контроль подготовки офисного рабочего места

3.7.1 Куратор нового сотрудника (назначается руководителем подразделения согласно п. 3.1.7 ПР. HR-819.06) В конце второго рабочего дня нового сотрудника осуществляет контроль подготовки рабочего места.

3.7.2 Куратор самостоятельно либо совместно с администратором (секретарем) подразделения по Листу контроля осуществляет проверку качества подготовки рабочего места, в случае обнаружения неисполнения какого-либо из действий по организации рабочего места информацию об этом доводит до руководителя подразделения-исполнителя для срочного принятия мер по устранению недостатков.

3.7.3 Заполненный Лист контроля Куратор согласовывает с руководителем подразделения и передает новому сотруднику для дальнейшей передачи в ОПерс.

3.7.4 Заполненный и завизированный руководителем подразделения Лист контроля новый сотрудник прикладывает к «Опроснику № 1», который получает в день своего оформления, согласно Порядку ПР. HR-819.06, и, по истечении первых пяти рабочих дней, В обязательном порядке передает Ведущему специалисту по оценке и адаптации ОПерс.

3.7.5 Ведущий специалист по оценке и адаптации ОПерс ежемесячно консолидирует данные из поступивших Листов контроля о несоблюдении сроков или некачественном исполнении работ по оснащению рабочего места нового сотрудника и передает их Начальнику ОПерс.

3.7.6 На основании полученных данных (п. 3.7.5) Начальник ОПерс инициирует административное взыскание с руководителя подразделения-исполнителя.

Начальник ОПерс и руководители подразделений, участвующие в исполнении Порядка, несут ответственность за корректное и своевременное выполнение его требований непосредственными исполнителями.

[1] Для закупок по IT-направлению – ОСТО, для остальных закупок – ОУИ.

[2] Руководитель подразделения, где открыта вакансия, до подачи заявки на подбор специалиста в Группу подбора персонала (п. 2.3 ПР. HR-808.06) действует согласно п. 2 П-393.

[3] Форма ТМЦ-4 на технические средства передается в ОСТО, форма ТМЦ-4 на предоставление мебели – в ОУИ.

Если сформулировать коротко, рабочее место является открытым или закрытым участком территории либо пространства, оснащенным необходимыми производственными средствами, в пределах которого работник занимается трудовой деятельностью. Оно может быть закреплено также за группой сотрудников. Обычно на рабочем месте осуществляется определенная часть общепроизводственного цикла.

Логично, что для достижения высокой производительности труда для него необходимо обеспечить такие условия, при которых его работоспособность будет наивысшей.

Важно! Работодателю следует приспособить рабочие места, учитывая не только конкретный вид деятельности, квалификацию, но также индивидуальные физические и психологические особенности каждого работника.

Общие требования к организации рабочего места

Данные требования регулируются Трудовым кодексом РФ, Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами (СанПиН) и другими правовыми документами.

Главная цель организации рабочего места – обеспечить высококачественное и эффективное выполнение работ с соблюдением установленных сроков и при полноценном использовании закрепленного за работником оборудования.

Для ее достижения к рабочему месту предъявляются требования организационного, технического, эргономического, санитарного, гигиенического и экономического характера.

Каким требованиям должно соответствовать рабочее место сотрудника?

Охрана труда – первичное требование!

Важнейшим требованием при организации рабочего места является обеспечение безопасных комфортных условий для работы, пресечение возникновения профзаболеваний и несчастных случаев. Весь этот комплекс мероприятий называется охраной труда на производстве.

Иначе говоря, охрана труда, по сути, является системой законодательных актов в совокупности с социально-экономическими, организационными, техническими, гигиеническими и лечебно-профилактическими мероприятиями и средствами, обеспечивающими безопасные условия работы и сохранение здоровья работников предприятия.

Для этого необходимо создать благоприятные условия труда в соответствии с санитарными нормами, техникой безопасности, эргономикой, эстетикой.

Микроклимат в помещении

Законодательством нашей страны жестко регламентируются температура и влажность воздуха в помещении. В частности, при среднесуточной температуре на улице ниже 10°С амплитуда ее колебаний в помещении должна составлять 22-24°С. При температуре внешней среды больше указанного значения – 23-25°С. В случае временного несоблюдения этих условий в ту или иную стороны продолжительность рабочего дня сокращается (СанПиН 2.2.4.3359-16 от 21 июня 2016 г. № 81).

Защита от вредного воздействия компьютерной техники

Поскольку сегодня невозможно представить офисную работу без ПЭВМ, существуют нормы для сотрудников, использующих в своей работе компьютерную технику. Например, при работе с компьютером с плоским монитором рабочее место должно иметь площадь не менее 4,5 кв. м, при использовании кинескопического монитора – 6 кв.м. По истечении каждого часа работы помещение должно проветриваться (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 от 30 мая 2003 г.). Тем же нормативным актом регламентирована высота, ширина и глубина для ног под рабочим столом, оговаривается обязательное наличие подставки для ног, имеющей рифленую поверхность.

Нормативно регулируется также уровень электростатических и электромагнитных полей, радиационного и ультрафиолетового излучения, радиочастотных диапазонов и иных вредных для здоровья сотрудников факторы.

Внимание! В подвальных помещениях запрещено использование ксероксов, принтеров и другой оргтехники, а для обычных офисов установлены соответствующие нормативы по расстоянию между техническими средствами (СанПин 2.2.2. 1332-03).

Требования к освещению

Также соответствующими статьями СанПина устанавливаются нормативы для освещения. К примеру, освещенность в помещении должна находиться в пределах от 300 до 500 люкс. При использовании искусственного освещения светотехнические параметры должны обеспечивать возможность хорошей видимости информации, выдаваемой экраном персонального компьютера. Для местного освещения рекомендуются светильники, устанавливаемые на рабочих столах либо специально оборудованных панелях вертикальной установки (СанПиН 2.2.1/2.1.1.).

Требования к уровню шума

Для уровня шума установлен максимальный порог в 80 децибелл (СанПин 2.2.4. 3359-16).
Нормативные документы предусматривают установку специальных фундаментов или амортизирующих прокладок под основную шумопроизводящую аппаратуру и иное оборудование, а также применение материалов, поглощающих шумы.

Обеспечение условий для приема пищи

Порядок приема пищи на рабочем месте регламентируется статьей 108 Трудового Кодекса РФ, СНиП 2.09.04-87:

  • при количестве работающих менее 10 человек необходимо место площадью не меньше 6 кв. м, оснащенное обеденным столом;
  • при числе работников до 29 человек необходимая площадь составляет вдвое больше;
  • если на предприятии работает до 200 сотрудников, обязательно наличие столовой-раздаточной;
  • если количество работающих превышает 200, столовая должна обеспечиваться сырьем либо полуфабрикатами.

Нерегламентированные ситуации

При возникновении ситуаций, не урегулированных санитарно-гигиеническими нормами (протекает крыша, неисправен туалет и т.д.), сотрудник имеет право отказаться от работы. При этом работодатель обязан предложить ему иную занятость, пока проблема не будет устранена полностью. При невозможности такого решения, согласно статье 157 ТК РФ, работодатель обязан объявить простой с выплатой неустойки в размере как минимум 2/3 средней заработной платы работника.

Из эргономических требований к рабочему месту необходимо дополнительно отметить следующие:

  1. Выбор рационального местоположения рабочей поверхности и зоны с учетом антропометрических данных конкретного сотрудника.
  2. Предусмотрение мер по предупреждению либо снижению преждевременного утомления работника, возникновению у него стрессовой ситуации с учетом физиологических, психофизиологических особенностей человека и его характера. Кстати, по утверждению психологов, работники, постоянно использующие в работе электронно-вычислительную технику, намного больше подвергаются стрессу, чем их менее «продвинутые» коллеги.
  3. Обеспечение скорости, безопасности и удобства техобслуживания как в обычных, так и в чрезвычайных условиях работы.

Технические параметры включают в себя оснащенность инновационной техникой, приспособлениями, лабораторным оборудованием, грузоперемещающими механизмами и т.д.

Ответственность работодателя

Согласно требованию статьи 209 ТК РФ, соответствующий федеральный исполнительный орган устанавливает порядок аттестации рабочих мест с целью определения факторов, влияющих на безопасность условий труда на производстве. За каждое нарушение установленного законодательства работодатель несет ответственность.

При первом нарушении должностные лица и индивидуальные предприниматели предупреждаются либо подвергаются штрафу от 2 000 до 5 000 рублей. То же для организаций – предупреждение или штраф в размере 50-80 тысяч рублей (статья 5.27.1. КоАП РФ, часть 1-я).

При повторном нарушении частью 5-ой указанной статьи уже предусматриваются более строгие наказания:

  • должностные лица подвергаются штрафу в 30-40 тысяч рублей либо дисквалификации от года до трех лет;
  • размер штрафа для индивидуальных предпринимателей аналогичный, или их деятельность может быть административно приостановлена на срок до 90 суток;
  • организации могут быть оштрафованы на 100-200 тысяч рублей или также подвергнуться административной приостановке своей деятельности.

Вместо заключения

По состоянию рабочих мест на конкретном предприятии или в офисе можно судить не только о том, на каком уровне в них находится организация труда и производственная культура, но и об их солидности и степени доверия к ним потенциальных и действующих клиентов.

Источники: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-kompyuter.html, http://hr-portal.ru/doki/poryadok-organizaciya-ofisnogo-rabochego-mesta-novogo-sotrudnika, http://assistentus.ru/sotrudniki/trebovaniya-k-organizacii-rabochih-mest/

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

2020 © Юридическая помощь. Crafted with love by SiteOrigin.